Business Support Manager – Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM (Amstelveen I 32-40 uur)

Wij zijn op zoek naar een Business Support Manager voor onze opdrachtgever Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM. In deze rol speel je een cruciale rol in de dagelijkse werking van de organisatie en heb je een breed takenpakket. De verantwoordelijkheden omvatten het coördineren en beheren van kantooractiviteiten om een efficiënte en productieve werkomgeving te waarborgen. Ben jij toe aan de nieuwe stap in jouw carrière waar jouw organisatorische kwaliteiten tot hun recht komen en waarbij eigenaarschap, zelfstandigheid en het nemen van initiatief zeer wordt gewaardeerd? Solliciteer dan nu!

Over Pensioenfonds KLM

Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM is het pensioenfonds voor ruim 3.200 vliegers van KLM die pensioen opbouwen en voor ruim 2.400 gepensioneerde vliegers die pensioen ontvangen.

Het pensioenfonds wordt bestuurd door een bestuur bestaande uit acht bestuursleden: vier personen namens actieve deelnemers, twee personen namens gepensioneerde deelnemers en twee personen namens werkgever KLM. Het bestuur laat zich ondersteunen door een bestuursbureau dat zorgt voor de beleidsvoorbereiding en de monitoring van de uitvoering van het beleid. Het team van het bestuursbureau bestaat uit ca. 10 medewerkers.

In de tenuitvoerlegging van de missie van het Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM zijn de volgende kernwaarden fundamenteel:

“Van, voor, door (ex-)vliegende collega’s, solidair, vertrouwd en hoogwaardig.”

Dit vraagt een gedreven team, dat oog heeft voor kwaliteit en efficiëntie.

De Functie 

De Business Support Manager speelt een cruciale rol in de dagelijkse werking van kantoor. Jij zorgt ervoor dat alles efficiënt en georganiseerd verloopt, wat bijdraagt aan een productieve werkomgeving. Deze rol biedt je de kans om je organisatietalent in te zetten en processen te verbeteren, terwijl je nauw samenwerkt met verschillende belanghebbenden om het beste resultaat te behalen. Je hebt een breed takenpakket. Dit houdt onder andere in het uitvoeren van administratieve taken, budgetbeheer en het ondersteunen van collega’s binnen het bestuur en het bestuursbureau zelf. Ook is er ruimte om allerlei projecten naar je toe te trekken die zorgen voor een nog efficiëntere en productievere werkomgeving.

Je fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe communicatie en je zorgt er voor dat administratieve processen soepel verlopen. Verder neem je ook verantwoordelijkheid voor het plannen van vergaderingen, ben je het eerste aanspreekpunt voor de externe IT ondersteuning en onderhoud je een gestructureerde archivering. Het succesvol beheren van deze uitdagingen vereist een combinatie van organisatorische vaardigheden, probleemoplossend vermogen en een proactieve houding. De Business Support Manager speelt dus een sleutelrol in het succes en de efficiëntie van het pensioenfonds, waarbij je veelzijdige vaardigheden en capaciteiten essentieel zijn om dagelijkse operationele uitdagingen te managen.

Jouw voornaamste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Het opzetten van de jaarlijkse vergaderplanning, in afstemming met de bestuurssecretaris
• Het verlenen van ondersteuning bij het opzetten van de vergaderagenda en administreren van vergaderstukken
• Het beheren van agenda’s van bestuur en andere fondsorganen
• Fungeren als eerste aanspreekpunt als het gaat om de IT omgeving van het pensioenfonds
• Het onderhouden van een gestructureerde archivering
• De controle van facturen in relatie tot het budget
• Het reilen en zeilen op kantoor, incl. afstemming met receptie en facility
• Het oppakken van diverse projecten ter bevordering van een efficiënte en productieve werkomgeving

Aanbod

• Een uitdagende en afwisselende functie met de mogelijkheid jezelf te ontplooien
• Een goede werksfeer, fijne werkomgeving binnen een team van ca 10 betrokken en toegewijde collega’s
• Een brutosalaris tussen de €5.000,- en €6.000,- (al naar gelang de ervaring) op basis van 40 uur
• Een reiskosten- en telefoonvergoeding
• Thuiswerkmogelijkheden
• Pensioenbijdrage van 20%
• Cursussen, opleiding in overleg

Jouw profiel

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding
• Je hebt relevante werkervaring (minimaal 5 jaar) als office manager, secretaresse of assistent
• Je hebt kennis van en ervaring met Microsoft Office, Sharepoint en het werken met een online vergadertool
• Je hebt bij voorkeur ook kennis van- en ervaring opgedaan in pensioensector dan wel bank, verzekeraar of andere zakelijke dienstverlener
• Je beheerst de Nederlandse taal vloeiend in woord en schrift
• Je bent flexibel, organisatorisch sterk, stressbestendig en je hebt een probleemoplossend vermogen
• Je bent nauwkeurig met oog voor detail, sterk in timemanagement én je bent een aanpakker
• Je werkt graag zelfstandig, je bent standvastig en overtuigend, in staat om een organisatie te doorgronden en relaties op te bouwen en mee te denken met belanghebbenden op verschillende organisatorische niveaus
• Je bent integer en je neemt graag het initiatief en je bent in staat out of the box te denken
• En je bent vooral ook een teamplayer met een proactieve en positieve houding!

NB Een referentiecheck zal onderdeel van de sollicitatieprocedure zijn.