Business Support Manager – Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM (Amstelveen I 32-40 uur)

Voor Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM zijn wij op zoek naar een Business Support Manager. In deze sleutelrol ben je verantwoordelijk voor het efficiënt ondersteunen van het bestuursbureau en indirect van het bestuur. Jij zorgt voor een gestroomlijnde werking van de organisatie en levert tegelijkertijd de optimale ontzorging voor jouw collega’s. Je bent in staat om zowel op operationeel als strategisch niveau te denken. Ben jij een ervaren, proactieve duizendpoot met een scherp oog voor detail en organisatorisch talent? Lees dan verder!

Over Pensioenfonds KLM

Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM is het pensioenfonds voor ruim 3.200 vliegers van KLM die pensioen opbouwen en voor ruim 2.400 gepensioneerde vliegers die pensioen ontvangen.

Het pensioenfonds wordt bestuurd door een bestuur bestaande uit acht bestuursleden: vier personen namens actieve deelnemers, twee personen namens gepensioneerde deelnemers en twee personen namens werkgever KLM. Het bestuur laat zich ondersteunen door een bestuursbureau dat zorgt voor de beleidsvoorbereiding en de monitoring van de uitvoering van het beleid. Het team van het bestuursbureau bestaat uit ca. 10 medewerkers.

In de tenuitvoerlegging van de missie van het Pensioenfonds Vliegend Personeel KLM zijn de volgende kernwaarden fundamenteel:

“Van, voor, door (ex-)vliegende collega’s, solidair, vertrouwd en hoogwaardig.”

Dit vraagt een gedreven team, dat oog heeft voor kwaliteit en efficiëntie.

De Functie

In de rol van Business Support Manager ben jij de spin in het web van het dagelijks functioneren van het bestuursbureau. Je zorgt ervoor dat alle processen soepel verlopen, van het plannen van complexe vergaderingen tot het beheren van administratieve taken en projectondersteuning. Jij hebt oog voor detail en zorgt dat alle taken tijdig en accuraat worden uitgevoerd. Naast je organisatorische verantwoordelijkheden fungeer je als het eerste aanspreekpunt voor interne en externe communicatie, ben je een belangrijke schakel tussen het fonds en de IT-afdeling en draag je zorg voor correcte archivering van documenten. Je werkt zowel zelfstandig als samen met andere teamleden en levert een actieve bijdrage aan de ontwikkeling van het fonds.

Het succesvol beheren van deze uitdagingen vereist een combinatie van organisatorische vaardigheden, probleemoplossend vermogen en een proactieve houding.

De Business Support Manager speelt dus een sleutelrol in het succes en de efficiëntie van het pensioenfonds, waarbij je veelzijdige vaardigheden en capaciteiten essentieel zijn om dagelijkse operationele uitdagingen te managen.

Jouw voornaamste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Het opzetten van de jaarlijkse vergaderplanning, in afstemming met de bestuurssecretaris.
• Het verlenen van ondersteuning bij het opzetten van de vergaderagenda en het administreren van vergaderstukken.
• Het proactief managen van de agenda’s van het bestuur en andere fondsorganen, waarbij je complexiteit en tijdsdruk uitstekend weet te managen.
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor IT-ondersteuning en het beheren van de digitale werkomgeving, inclusief Office365 en Teams.
• Het onderhouden van een gestructureerd archiefsysteem en zorgen voor een efficiënte documentatie.
• Het controleren van facturen in relatie tot het budget.
• Het ondersteunen van het team in de dagelijkse organisatie van kantooractiviteiten.
• Het initiëren en uitvoeren van projecten ter verbetering van de werkprocessen en de efficiëntie binnen de organisatie.
• Het zorgen voor een prettige en productieve werkomgeving door het coördineren van facilitaire zaken en een goede samenwerking met de receptie.

Aanbod

• Een uitdagende en veelzijdige functie waarin je je verder kunt ontwikkelen.
• Een informele en prettige werksfeer in een toegewijd en professioneel team.
• Een marktconform salaris.
• Een reiskosten- en telefoonvergoeding.
• Thuiswerkmogelijkheden.
• Pensioenbijdrage van 20%.
• Cursussen en opleidingen, in overleg.

Jouw profiel

• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, communicatieve of managementrichting.
• Je hebt minimaal vijf jaar ervaring opgedaan als officemanager, secretaresse of assistent, bij voorkeur in een dynamische werkomgeving.
• Je hebt uitstekende kennis van en ervaring met Microsoft Office 365, Teams/ SharePoint en het effectief gebruik van online vergadertools en kunt dit optimaal inzetten voor samenwerking en documentbeheer.
• Ervaring in de pensioensector, bij een bank, verzekeraar of een andere zakelijke dienstverlener is een pré, maar een sterke bereidheid om je snel in deze sector te verdiepen is minstens zo belangrijk.
• Je beheerst de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk uitstekend, wat essentieel is voor het onderhouden van professionele communicatie.
• Je bent in staat om effectief om te gaan met veranderende omstandigheden, hebt een sterk probleemoplossend vermogen en blijft kalm en efficiënt, zelfs in stressvolle situaties.
• Je werkt met oog voor detail, bent goed in het plannen en organiseren van je werk en gaat altijd voor resultaat. Je hebt een hands-on mentaliteit en houdt van uitdagingen.
• Je kunt zelfstandig werken, neemt initiatief en hebt de overtuigingskracht om relaties op verschillende organisatorische niveaus op te bouwen en effectief samen te werken.
• Je handelt altijd met integriteit, neemt proactief initiatieven en durft creatief te denken om oplossingen te vinden voor complexe vragen.
• Je hebt een echte teamspirit, denkt vooruit en brengt een positieve energie die je collega’s inspireert en motiveert om samen doelen te behalen.

NB Een referentiecheck zal onderdeel van de sollicitatieprocedure zijn.